11 Tips Saat Menghubungi Profesor

KOMPAS.com - Dalam pengajuan aplikasi beasiswa, ada yang mensyaratkan menyertakan surat pernyataan dari Profesor di universitas yang dituju, baik itu sebagai rekomendator atau dosen pendamping saat melakukan penelitian. Tak sedikit yang mengalami kebingungan, bagaimana cari mencari dosen yang sesuai, kenal saja tidak? Beberapa tips ini mungkin bisa membantu, bagaimana tahapan yang bisa dilakukan untuk "melacak" sang profesor yang sesuai dengan bidang yang ilmu dan universitas yang kita tuju.

1. Cek situs web
Cari dan ceklah situs web pribadi mereka atau situs web universitas di mana mereka mengajar. Dapatkanlah informasi mengenai penelitian yang telah mereka lakukan. Lihat paper terbaru yang mereka hasilkan dan bacalah abstraksi dari tulisannya untuk memahami alur berpikir mereka.

2. Siapkan CV pendek
Berikutnya, siapkan curriculum vitae yang relatif singkat berisi pengalaman dan minat Anda. Jangan masukkan informasi yang lebih banyak, misal mengenai skor GRE/TOEFL, penghargaan yang pernah Anda dapatkan, dan lain-lain.

- Cukup dengan menunjukkan bahwa Anda berpotensi untuk melanjutkan proyek penelitian bersamanya.
- CV cukup 2 halaman. Sertakan CV ini bersama e-mail yang Anda kirimkan.
- Ceritakan bahwa Anda tertarik dengan apa yang dilakukan oleh profesor tersebut dan ceritakan bagaimana Anda mengetahui tentang dia (tentu saja dari paper karyanya yang Anda baca!). Jangan lupa, sebutkan juga, kira-kira apa pekerjaan yang bisa Anda lakukan di bawah bimbingan mereka.

3. Tetaplah rendah hati
Anda harus rendah hati dalam menuliskan e-mail kepada profesor yang Anda kehendaki, tetapi jangan pula putus asa. Jangan tunjukkan bahwa seluruh harapan Anda tergantung pada respon mereka terhadap e-mail dan permintaan Anda.

4. Berperilaku seolah-olah Anda memiliki pilihan lain
Tetapi, tetap jaga sikap, ya! Jangan sampai banyak hal yang akan membuat dia justru akan kehilangan respek terhadap Anda.   

5. Buatlah secara sederhana
Buatlah permintaan Anda dengan sederhana, secara informal, dan dengan bahasa yang "manis". Jangan sekali-sekali mengajukan permintaan pembiayaan dalam perkenalan pertama ini. Hanya katakan bahwa Anda tertarik dengan proyek penelitian mereka!

6. Jangan menghubungi 2 profesor sekaligus
Ingat, jangan pernah menghubungi atau mengirimkan e-mail kepada 2 profesor dari departemen yang berbeda di universitas yang sama. Tunggu saja, jika e-mail Anda belum mendapatkan balasan, kirim lagi.

7. Sebut mereka dengan "Prof"
Jangan pernah menyebutkan atau memanggil mereka "Sir" atau "Madam". Panggilan ini terkesan Anda hanya copy-paste seperti dalam surat lamaran pekerjaan. Buatlah e-mail Anda memberikan kesan eksklusif bagi mereka.

8. Tunjukkan tujuan Anda
E-mail yang Anda kirimkan harus mengindikasikan dan menunjukkan bahwa Anda menghubunginya untuk kepentingan mendaftarkan program Master atau PhD.